Qu’est-ce qu’une assistante administrative freelance ?
Zen Administratif
Faire appel aux services d’une secrétaire administrative freelance est une pratique qui se développe depuis quelques années. En effet, les TPE et PME peuvent bénéficier aujourd’hui d’une prestation sur mesure que cela soit pour des besoins ponctuels ou récurrents. Exit les formalités de recrutement, l’externalisation de l’administratif au sein d’une entreprise permet de répondre rapidement et efficacement à un surcroît d’activité ou à l’absence d’un collaborateur. Ainsi, l’assistante administrative freelance peut devenir un vrai soutien pour l’équipe en place ou un bras droit de confiance pour l’entrepreneur en surcharge de travail qui peut ainsi se concentrer à nouveau sur le développement de son activité.
La secrétaire indépendante, l’atout de votre entreprise
Également appelé assistante administrative, une secrétaire indépendante ou freelance est une entrepreneure qui exerce son activité généralement sous le statut de la micro entreprise. Elle n’est pas salariée de la société, il n’existe donc aucun lien de subordination. Une secrétaire freelance est liée à ses clients par un contrat de prestation de services qu’elle accompagne de conditions générales de vente afin de sécuriser le partenariat.
Secrétaire en présentiel ou assistante virtuelle ?
Cela dépend vraiment de chaque client. Pour ma part, je privilégie les collaborations en présentiel en me déplaçant dans les locaux de chacun de mes clients. En effet, les relations humaines au travail sont essentielles pour moi. Ce fonctionnement présente l’avantage de découvrir rapidement l’organisation de l’entreprise et se familiariser avec les procédures internes en place. L’ensemble des documents est immédiatement à disposition, cela représente un gain de temps considérable. D’autre part, une intervention en présentiel favorise indéniablement le travail d’équipe et la productivité dans la réalisation de certains dossiers qui sont confiés à l’assistante. Les missions peuvent également être réalisées en distanciel. On parle alors d’assistance virtuelle ou de télésecrétariat. L’assistante virtuelle s’adapte au moyen de communication favori de son client : mails, zoom, whatsapp, skype…. Des outils collaboratifs peuvent être utilisés pour organiser le travail et offrir une visibilité quant à l’exécution des missions (Trello). Des outils de gestion du temps sont également disponibles pour mesurer le temps passé sur chaque action et transmettre ainsi un compte-rendu au client (Toggl).
« Aucune charge sociale, pas de frais d’intermédiaire »
Quelles missions confiées à une secrétaire freelance ?
Les missions pouvant être déléguer à une assistante freelance sont vastes et dépendent principalement des besoins de l’entrepreneur. Il est donc primordial de bien les étudier en amont afin de mettre en place une collaboration efficace. Cependant, une assistante administrative freelance peut choisir de rester générale dans ses interventions ou bien de se spécialiser dans un domaine particulier : BTP, immobilier, juridique, médical… Les missions confiées peuvent être d’ordre administratif, commercial, financier ou digital. Il est à noter que l’exercice de la comptabilité, protégé par l’ordre des experts comptables, ne peut être exécuté par une secrétaire indépendante. Dans certains cas, il sera également nécessaire de maîtriser le logiciel métier de son client pour pouvoir exécuter les missions déléguées. Le travail d’assistante freelance demande donc deux qualités indispensables que sont la polyvalence et l’adaptabilité. Pour ma part, mes quatre années d’expérience avec ZEN Administratif m’ont déjà permis de découvrir les secteurs du notariat, de l’immobilier et du BTP avec systématiquement la maîtrise d’un logiciel métier. Chaque collaboration est un enrichissement professionnel.
Quels sont les avantages d’une collaboration avec une secrétaire Freelance ?
Le plus bénéfique est indéniablement le gain de temps qui permet à l’entrepreneur de se concentrer à nouveau sur le développement et le cœur de son activité. Vient ensuite les économies réalisées par l’entreprise puisque seul les heures travaillées et fixées en amont dans le contrat sont facturées en fin de mois. Aucune charge sociale, pas de frais d’intermédiaire (agences intérimaires), absence de mutuelle et/ou de prévoyance, pas de congés payés ou de maintien de salaire en cas d’arrêt maladie… Les démarches administratives sont également simplifiées puisque seul le contrat de prestation de services ainsi que les conditions générales de vente sont à valider.
D’autre part du fait de ses multiples collaborations, l’assistante administrative pourra orienter son client vers des partenaires issus de son réseau. Il pourra ainsi bénéficier de compétences qualifiées pour la réalisation de certains de ses dossiers. La diversité de ses partenariats lui permet également d’avoir différentes visions de l’organisation administrative des entreprises. Elle pourra, à la demande de son client, apporter des conseils notamment sur les outils à mettre en place pour améliorer le fonctionnement interne. Enfin, il faut garder à l’esprit que l’assistante administrative freelance est grandement motivée par la satisfaction de ses clients. De ce fait, elle s’assurera systématiquement de réaliser parfaitement ses missions afin de se construire une parfaite réputation auprès de ses nouveaux prospects.