En tant qu’entrepreneur ou professionnel libéral, chaque minute de votre journée compte. 

Cependant, il est parfois difficile de rester sur la bonne voie dans une journée remplie de distractions et d’urgences.

Dans cet article, je vous propose quelques conseils pratiques pour organiser au mieux vos journées, maximiser votre productivité et atteindre vos objectifs !

La première étape pour organiser efficacement vos journées est de les planifier à l’avance. Pour se faire et selon vos préférences, utilisez un agenda papier et/ou électronique ou bien encore une application de gestion du temps (Trello, Todoist, Toggl…).

En fin de journée, définissez systématiquement les priorités du lendemain ainsi que les autres tâches clés que vous devrez accomplir. Organisez-les sur votre emploi du temps selon la méthode du « Batching » qui consiste à regrouper les activités se ressemblant dans une même plage horaire. Cet outil vous permettra réellement d’optimiser votre temps en restant concentré sur le travail en cours. 

Par exemple, réservez une plage horaire spécifique pour répondre à tous vos e-mails au lieu de les traiter tout au long de la journée, calez vos réunions les unes à la suite des autres, prévoyez un bloc temps spécifique pour l’étude des propositions commerciales… 

Toutefois, restez vigilant ! Il est tentant d’essayer de tout faire en une journée, mais cela peut rapidement mener à la surcharge de travail. Définissez des limites claires pour la quantité de travail que vous pouvez réaliser en une journée. 

Enfin, gardez à l’esprit que votre emploi du temps n’est pas figé. Il est important de l’évaluer régulièrement et de l’ajuster en fonction de vos besoins qui peuvent fluctuer et des imprévus susceptibles d’intervenir au cours de votre journée. 

« Tant que je n’ai pas fait l’essentiel, tout le reste est une distraction » ! Tel pourrait être votre prochain mantra…

En effet, les distractions au bureau sont de redoutables voleurs de temps ! Les bruits environnants, les conversations impromptues, les réunions non planifiées, les e-mails incessants et les notifications de votre portable peuvent facilement détourner votre attention des tâches importantes. Ces interruptions fréquentes perturbent votre flux de travail et prolongent le temps nécessaire pour accomplir une mission.

Pour optimiser votre productivité, il est crucial d’identifier vos voleurs de temps et de mettre en place des stratégies pour les minimiser. En premier lieu, installez-vous dans un environnement de travail propice à la concentration. Par la suite, tant que vous n’avez pas finalisé votre objectif, mettez votre téléphone en mode « ne pas déranger ». Fermez également votre boîte de réception ainsi que Google et prévenez vos collaborateurs de votre indisponibilité passagère. 

Dernière chose essentielle : apprenez à dire NON ! Cela peut sembler être contre-intuitif mais dire NON est parfois nécessaire pour préserver votre efficacité, votre énergie et votre bien-être. Il est cependant important de justifier votre refus auprès de vos collaborateurs d’une manière respectueuse et compréhensible. Suggérez une solution alternative ou un compromis pour montrer que vous êtes disposé à les aider.

Ces derniers mois votre agenda est constamment surchargé, vos délais ne sont plus respectés, vous perdez des clients ou vous êtes obligé d’en refuser, votre vie professionnelle empiète sur votre vie privée…

N’attendez pas de tomber dans un épuissement mental voir un burn out pour déléguer certaines tâches chronophages telle que la gestion administrative de votre entreprise. Certes cela représente un coût supplémentaire pour votre société mais déléguer n’est pas une dépense, c’est un investissement !

Afin de construire une collaboration optimale, il convient d’organiser et de planifier cette délégation. Pour se faire, définissez clairement les tâches que vous voulez confier, votre besoin horaire, le profil d’assistante freelance souhaité, le budget que vous pouvez allouer. 

Une fois la collaboration en place, communiquez quotidiennement avec votre assistante. Exprimez-lui clairement vos attentes, présentez les processus en place, transmettez les informations dans les délais, restez ouvert et disponible. 

Un temps d’adaptation sera forcément nécessaire mais celui-ci sera d’autant plus réduit si la délégation est préparée en amont. N’hésitez pas à faire des points réguliers en début de collaboration pour instaurer un climat de confiance et d’écoute. La communication est un atout phare, ne la négligez pas.

Temps libéré, charge mentale atténuée, développement de votre activité, une fois la perle rare trouvée vous ne verrez que des avantages à la délégation.

En conclusion, en adoptant des stratégies de gestion du temps intelligentes, en éliminant les distractions inutiles et en déléguant des tâches à des experts, vous pourrez libérer de l’espace dans votre emploi du temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : la croissance de votre entreprise et votre bien-être.

Alors, n’hésitez pas à me contacter pour découvrir comment je peux vous aider à gagner du temps, à alléger votre charge de travail et à vous offrir la tranquillité d’esprit que vous méritez.

Votre temps est précieux, utilisez-le judicieusement et laissez ZEN Administratif vous aider à maximiser le développement et le succès de votre entreprise.